De gebruikelijke posten
| Categorie | Voorbeelden | Fiscaal aandachtspunt |
|---|---|---|
| Huisvesting | Huur bedrijfsruimte, flexplek, energie | Een werkruimte in de eigen woning is alleen onder strenge voorwaarden aftrekbaar |
| Verzekeringen | Bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, inventaris, rechtsbijstand | Premie arbeidsongeschiktheidsverzekering is geen bedrijfskost maar een inkomensvoorziening |
| Telefonie en internet | Mobiele abonnementen, vaste lijn of telefooncentrale in de cloud, glasvezel | Bij gemengd gebruik alleen het zakelijke deel en de btw daarover |
| Software | Boekhoudpakket, cloudopslag, ontwerp- en planningssoftware | Abonnementen direct als kosten; licenties boven de 450 euro soms afschrijven |
| Vervoer | Lease, verzekering en onderhoud auto, openbaar vervoer | Bijtelling bij privégebruik van een auto van de zaak |
| Lidmaatschappen | Brancheorganisatie, vakblad, netwerkclub | Meestal volledig aftrekbaar |
| Financieel | Bankkosten, betaalterminal, boekhouder | Aftrekbaar |
Gemengde kosten
Voor kosten die zowel zakelijk als privé zijn, zoals een telefoonabonnement of internet thuis, is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Voor de btw geldt hetzelfde. Een aparte zakelijke aansluiting maakt de verdeling eenvoudig. Voor kosten met een privékarakter, zoals voedsel, drank en representatie, geldt een beperking: ze zijn alleen aftrekbaar boven een drempel of voor een vast percentage.
Bereikbaarheid
Voor veel kleine ondernemingen is telefonische bereikbaarheid onderdeel van de dienstverlening. Een zzp'er die tijdens een klus niet opneemt, mist een opdracht; een klein team dat met privénummers werkt, verliest overzicht als iemand vertrekt. Een zakelijk nummer met doorschakeling naar mobiele toestellen, een keuzemenu en voicemail per e-mail kost een vast bedrag per maand en maakt het nummer onafhankelijk van een persoon. Bij het vergelijken tellen de kosten per gebruiker, de contractduur en de mogelijkheid om een bestaand nummer mee te nemen.
Een jaarlijkse ronde
- Alle doorlopende betalingen van de afgelopen twaalf maanden uit de bank halen.
- Per post nagaan of de dienst nog wordt gebruikt en of het niveau past.
- Verzekeringen vergelijken op dekking, niet alleen op premie.
- Contracten met automatische verlenging markeren met de opzegdatum.
- Het totaal omrekenen naar een bedrag per declarabel uur.
Vaste lasten per uur
Wie 9.600 euro vaste lasten per jaar heeft en 1.100 declarabele uren maakt, moet per uur ruim 8,70 euro alleen aan vaste lasten terugverdienen. Die rekensom maakt zichtbaar wat een extra abonnement werkelijk kost en helpt bij de berekening van het uurtarief.
Buffer
Een buffer van enkele maanden vaste lasten voorkomt dat een late betaling van een grote klant direct tot liquiditeitsproblemen leidt. Die buffer staat bij voorkeur op een aparte rekening, gescheiden van de reservering voor btw en inkomstenbelasting.