De verplichte gegevens
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Naam en adres van leverancier en afnemer | Volledige naam, geen afkorting die niet in het handelsregister staat |
| Btw-identificatienummer van de leverancier | Het btw-id, beginnend met NL; niet het omzetbelastingnummer |
| KvK-nummer | Verplicht voor ondernemers in het handelsregister |
| Factuurdatum | De datum van uitreiking |
| Uniek factuurnummer | Doorlopend; meerdere reeksen mogen, gaten niet |
| Omschrijving | Hoeveelheid en aard van de goederen of diensten |
| Datum van levering | Of van vooruitbetaling, als die afwijkt van de factuurdatum |
| Bedrag exclusief btw | Per tarief gesplitst |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Bijvoorbeeld 21 of 9 procent |
De volledige lijst staat bij de Belastingdienst onder factuureisen.
Termijn
Een factuur aan een andere ondernemer moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering zijn uitgereikt. Een dienst die op 20 oktober is afgerond, moet dus uiterlijk 15 november gefactureerd zijn. Aan particulieren hoeft in de meeste gevallen geen factuur te worden uitgereikt; uitzonderingen zijn onder meer werkzaamheden aan onroerende zaken.
Vereenvoudigde factuur
Bij een factuurbedrag van 100 euro of minder, inclusief btw, mag een vereenvoudigde factuur worden gebruikt met minder gegevens: onder meer datum, naam en adres van de leverancier, omschrijving en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Dat geldt niet voor leveringen naar andere EU-landen.
Bijzondere situaties
- Verlegde btw: bij bijvoorbeeld onderaanneming in de bouw of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land staat op de factuur geen btw maar de vermelding btw verlegd, met het btw-id van de afnemer.
- Kleineondernemersregeling: een ondernemer in de KOR vermeldt geen btw op de factuur. Een vermelding van de vrijstelling is gebruikelijk.
- Creditnota: een correctie op een eerdere factuur, met een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer en een negatief bedrag.
- Vrijgestelde prestaties: bij onder meer medische zorg of onderwijs zonder btw vermeldt de factuur geen btw.
Digitaal factureren
Een pdf per e-mail is een geldige factuur, als de afnemer daarmee instemt en de echtheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Gestructureerde e-facturen worden steeds vaker gevraagd, vooral door overheden. Facturen, ook digitale, vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar.
Een controlelijst voor het verzenden
- Klopt de naam van de klant met het handelsregister?
- Staat het juiste btw-tarief bij elke regel?
- Sluit het factuurnummer aan op de vorige factuur?
- Staan betalingstermijn en rekeningnummer vermeld?
- Is bij verlegde btw het btw-id van de afnemer opgenomen?
Betalingstermijn
Tussen bedrijven geldt zonder afspraak een betalingstermijn van dertig dagen. Een afgesproken termijn mag in de regel niet langer zijn dan zestig dagen, en een grote onderneming mag een mkb-leverancier niet langer dan dertig dagen laten wachten. Na de vervaldatum is zonder aanmaning wettelijke handelsrente verschuldigd.