De hoofdregel
Iedere ondernemer moet een administratie voeren en die zeven jaar bewaren. De termijn begint op het moment dat de gegevens hun actuele betekenis voor de bedrijfsvoering verliezen, meestal het einde van het boekjaar. Een factuur uit maart 2026 moet dus in de regel tot en met 2033 beschikbaar zijn.
Wanneer tien jaar
Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop moeten tien jaar worden bewaard. Dat hangt samen met de herzieningstermijn voor de btw: wie btw op een bedrijfspand heeft afgetrokken, kan in de negen jaar na het jaar van ingebruikname een deel moeten terugbetalen als het gebruik verandert. Ook wie gebruikmaakt van de Unieregeling of de Invoerregeling voor internationale verkopen, bewaart de bijbehorende gegevens tien jaar. Zie de uitleg van de Belastingdienst over bewaartermijnen.
Wat altijd tot de basis hoort
| Onderdeel | Voorbeelden | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Grootboek | Alle boekingen per rekening | 7 jaar |
| Debiteuren en crediteuren | Openstaande posten, betalingen | 7 jaar |
| Verkoop- en inkoopfacturen | Ook creditnota's | 7 jaar |
| Bankafschriften en kasadministratie | Dagelijkse kasstaat bij contante ontvangsten | 7 jaar |
| Voorraadadministratie | Inventarislijsten per jaareinde | 7 jaar |
| Loonadministratie | Loonstaten, kopieën identiteitsbewijs werknemers | 7 jaar, kopie identiteitsbewijs 5 jaar na uitdiensttreding |
| Onroerende zaken | Koopakte, bouwfacturen, btw-herziening | 10 jaar |
Digitaal bewaren
Papieren stukken mogen worden gescand en daarna vernietigd, als de inhoud volledig en leesbaar blijft en de scan tijdens de bewaartermijn beschikbaar is. Uitzonderingen zijn onder meer de balans en de staat van baten en lasten, die in de oorspronkelijke vorm bewaard moeten blijven. Digitale bestanden moeten tijdens de hele termijn leesbaar blijven, ook als de ondernemer van boekhoudpakket wisselt. Een export van de boekhouding bij het opzeggen van een pakket is daarom geen overbodige stap.
Als stukken ontbreken
- De inspecteur kan de aanslag schatten, en de bewijslast kan worden omgekeerd: dan moet de ondernemer aantonen dat de schatting te hoog is.
- Btw op inkoopfacturen die niet te tonen zijn, kan niet worden afgetrokken.
- Het niet voldoen aan de administratieplicht is een zelfstandig beboetbaar feit.
Praktisch
- Per boekjaar een map, digitaal of fysiek, met vaste onderverdeling.
- Bonnen direct fotograferen of uploaden, ook van kleine bedragen.
- Zakelijke en privérekening strikt gescheiden houden.
- Bij het stoppen van de onderneming de bewaarplicht meenemen: die loopt door.
Na het stoppen
De bewaarplicht eindigt niet met de onderneming. Ook na uitschrijving bij de KVK of na verkoop van de activiteiten moet de administratie over de voorgaande jaren beschikbaar blijven, omdat de Belastingdienst over die jaren nog kan navorderen of naheffen. Bij verkoop van de aandelen van een bv blijft de administratie in de regel bij de vennootschap.